Outsourcing przyjmowania zgłoszeń sygnalistów
Przepisy dyrektywy o ochronie sygnalistów oraz planowanych polskich przepisów wymagają wdrożenia odpowiednich procedur dotyczących ochrony sygnalistów i obsługi zgłoszeń nieprawidłowości. Jednak procedury te nie muszą być realizowane wewnętrznie – z powodzeniem można je powierzyć profesjonalnym podmiotom.Outsourcing obsługi zgłoszeń sygnalistów szczególnie dobrze sprawdzi się w organizacjach, które nie mają rozbudowanych zespołów prawnych czy compliance i nie są merytorycznie przygotowane do przyjmowania zgłoszeń. Powierzając nam takie zadanie, mogą być Państwo pewni, że zaangażujemy osoby o odpowiedniej wiedzy i kompetencjach, które wykonają swoje obowiązki rzetelnie i sumiennie. Zaangażowanie zewnętrznego podmiotu daje gwarancję zachowania anonimowości zgłoszenia, gdy zgłaszający tego oczekuje. Pozwala też skupić się organizacji na prawdziwych zgłoszeniach, odfiltrować zgłoszenia nieuzupełnione, fałszywe czy takie, które nie wymagają działania. Od dwóch lat świadczymy dla Klientów usługę outsourcingu przyjmowania zgłoszeń sygnalistów i wiemy, jak realizować ją skutecznie.
W ramach usługi outsourcingu przyjmowania zgłoszeń sygnalistów zapewniamy:
- Stworzenie i utrzymywanie kanału kontaktowego dla sygnalistów
- Kontakt z sygnalistą, tj. potwierdzenie otrzymania zgłoszenia w terminie oraz dopytane o niezbędne szczegóły danego zgłoszenia
- Wstępną ocenę i kwalifikację zgłoszeń oraz przygotowanie rekomendacji na temat dalszego postępowania ze zgłoszeniem
- Prowadzenie korespondencji z sygnalistą, w tym monitorowanie wymaganych terminów w odniesieniu do informacji zwrotnej oraz przekazanie sygnaliście informacji na temat sposobu rozpatrzenia zgłoszenia
- Prowadzenie rejestru zgłoszeń (w narzędziu własnym lub zewnętrznym) oraz bieżące raportowanie stanu obsługi zgłoszeń
- Doradztwo w zakresie ochrony danych osobowych dot. ochrony sygnalistów, w tym prowadzenie i aktualizację analiz ryzyka oraz wpisów w rejestrach RODO
W zależności od potrzeb Klienta, usługa może obejmować kompleksową obsługę zgłoszeń (w tym obsługę poszczególnych kanałów komunikacji z sygnalistami oraz prowadzenie postępowań wyjaśniających) albo wsparcie wewnętrznego Compliance Officera lub dedykowanego zespołu. Zapewniamy także wsparcie w doborze i weryfikacji rozwiązań technologicznych i organizacyjnych w zakresie systemu obsługi zgłoszeń, z uwzględnieniem wymogów regulacyjnych.Nasz zespół składa się z doświadczonych specjalistów, którzy pełnili funkcje Compliance Officerów albo Inspektorów Ochrony Danych w różnych organizacjach. Dzięki temu dysponujemy głębokim zrozumieniem specyfiki właściwej każdemu przedsiębiorstwu i branży. Kiedy zachodzi taka potrzeba, korzystamy ze wsparcia zewnętrznych ekspertów w określonych dziedzinach. Dzięki połączeniu najwyższej jakości wiedzy prawniczej z kompetencjami technologicznymi możemy wesprzeć Państwa także w wyborze, konfiguracji i wdrożeniu niezbędnych rozwiązań IT.
W sprawie outsourcingu przyjmowania zgłoszeń sygnalistów zapraszamy do kontaktu na adres sygnalisci@grclegal.plOsobami kontaktowymi są:Marcin SerafinWojciech Piszewski