Retencja danych osobowych
RODO nakłada na administratorów danych osobowych obowiązek realizacji zasady ograniczenia przechowywania danych. Oznacza to, że danych nie można przetwarzać dłużej, niż jest to niezbędne dla osiągnięcia celów przetwarzania. Należy wyznaczyć tzw. okresy retencji, po upływie których dane zostaną usunięte.
Wymóg wskazania okresów retencji danych osobowych dotyczy każdego administratora, niezależnie od wielkości organizacji, jej formy prawnej czy sektora. Określenie podejścia do usuwania danych osobowych jest niezbędne m.in. do tego, aby przygotować poprawną treść klauzul obowiązku informacyjnego i uzupełnić Rejestr Czynności Przetwarzania (RCP).Określenie okresów retencji nie jest jednak łatwe: wymaga porównania interesu administratora danych osobowych z interesami podmiotów danych, które chroni RODO. Wyznaczenie zbyt długiego okresu retencji bez właściwego uzasadnienia naraża organizację na ryzyko prawne. Z kolei wskazanie zbyt krótkiego okresu może szkodzić działalności administratora danych i uniemożliwić mu dochodzenie lub obronę jego praw.Oferujemy wsparcie w weryfikacji okresów retencji danych osobowych oraz przygotowaniu polityki retencji danych. W ramach usługi:
- Ocenimy okresy retencji danych przyjęte przez Klienta i w razie konieczności zaproponujemy zmiany
- Dostarczymy przykładową tabelę okresów retencji, która zawiera sugestie dotyczące okresów retencji w typowych procesach przetwarzania danych osobowych
- Ocenimy lub przygotujemy politykę retencji danych przetwarzanych przez Klienta
- W razie potrzeby przygotujemy szczegółowe instrukcje odnoszące się do zapewnienia realizacji polityki retencji odrębnie dla poszczególnych osób zaangażowanych
- Wyznaczymy sposoby usuwania danych osobowych w podziale na poszczególne zasoby i opracujemy szczegółowe instrukcje w tym zakresie
Kiedy wspieramy Klienta w ustaleniu okresów retencji danych, poświęcamy szczególną uwagę jego potrzebom biznesowym i organizacyjnym. Dotyczy to m.in. uzasadnionych interesów Klienta, w tym potencjalnej niezbędności przetwarzania danych do celów związanych z ustaleniem lub dochodzeniem roszczeń. W razie potrzeby opracowujemy uzasadnienia dla przyjęcia poszczególnych okresów na podstawie uzgodnionych założeń.Mamy udokumentowane doświadczenie w przygotowywaniu polityk retencji danych osobowych. Opracowaliśmy je dla szeregu różnych Klientów: od podmiotów publicznych po spółki prawa handlowego, które działają w ramach grup kapitałowych lub grup przedsiębiorców. Łączymy najwyższy poziom wiedzy prawniczej z doskonałą orientacją w realiach biznesowych naszych Klientów. Pozwala nam to wskazać okresy retencji, które najlepiej pasują do konkretnych uwarunkowań i specyfiki działalności Klienta.
W sprawie retencji danych osobowych zapraszamy do kontaktu na adres RODO@grclegal.plOsobami kontaktowymi są:Marcin SerafinPaweł Tobiczyk